Làm thế nào để điều hành cuộc họp có hiệu quả trong tổ chức GĐPT ?

• 
  

Để đáp ứng kỹ năng tổ chức, điều hành buổi họp có hiệu quả nhằm khai triển thành công nội dung, truyền đạt rốt ráo mục tiêu các công tác Phật sự cho các thành viên tham dự buổi họp.

Trong nhiều năm kinh nghiệm sinh hoạt với Gia đình Phật tử, tổ chức và điều hành một số buổi họp mà bản thân thấy rất hiệu quả. Nay, tôi mạn phép chia sẻ với quý Huynh trưởng chủ đề “ Làm thế nào để điều hành buổi họp hiệu quả trong khuôn khổ của tổ chức GĐPT” dưới đây:
 

1. Xác định rõ thời gian, địa điểm và nội dung họp: Thông thường chủ tọa phiên họp đối với đoàn là đoàn trưởng, đối với đơn vị gia đình là Gia trưởng hoặc Liên Đoàn Trưởng. Chủ tọa nên trao đổi với Ban liên đoàn xác định thời gian, địa điểm họp hợp lý và nội dung của buổi họp. Thư ký của gia đình phải có trách nhiệm thông báo trước cho các đoàn sinh, thành viên tham dự để họ chủ động sắp xếp thời gian cũng như những tài liệu liên quan đến nội dung họp. Cần tiên liệu và thông báo thời lượng của buổi họp cho thành viên. Đây là bước khởi đầu không thể thiếu và nếu thực hiện tốt bước này sẽ tạo cho thành viên tham dự hứng khởi tạo nên thành công của buổi họp.

2. Bắt đầu buổi họp: Sau niệm hồng danh Phật, Thư ký báo cáo thành phần tham dự ( điểm danh nhanh ), giới thiệu chủ tọa buổi họp và nội dung họp. Tùy tính chất và mục đích họp, chủ tọa chọn một phương pháp điều hành buổi họp. Nhưng sử dụng phương pháp nào đi nữa cũng phải đảm bảo 03 nguyên tắc : Dân chủ - Không bảo thủ ý kiến – kiến giải cởi mỡ, thân thiện.

3. Dẫn dắt buổi họp: Chủ tọa ( người điều khiển buổi họp ) cần chuẩn bị kỹ nội dung họp ( phát thảo trước thành văn bản, kế hoạch, phương án … ) xem như là tài liệu họp phát tay. Chủ tọa khai triển nội dung bằng cách diễn giải sơ lược nội dung mà đã phát cho thành viên tham dự. Đưa ra câu hỏi mở nhằm khuyến khích người tham dự đóng góp ý kiến. Lưu ý bám sát nội dung và giải quyết theo trình tự nội dung. Đồng thời phải thể hiện việc đánh giá cao các ý kiến, các nhận định và các chất vấn nếu có của các thành viên tham dự. Tất cả nội dung bàn thảo trong buổi họp phải đảm bảo được phân công một cách rõ ràng ( Ai thực hiện, bao lâu và thậm chí thực hiện công việc đó bằng cách nào ? ). Hành trang của chủ tọa không thể thiếu cây bút và cuổn sổ tay. Chủ tọa cần lắng nghe và ghi lại toàn bộ ý kiến của các thành viên góp ý. Đây là một trong cách biểu lộ sự tôn trọng các thành viên rằng ý kiến của họ được chủ tọa ghi nhận và giúp cho chủ tọa giải trình đầy đủ các ý kiến của họ.

4. Kết thúc buổi họp: Chủ tọa tổng kết những ý kiến hợp lý, mang tính đồng thuận cao. Tổng kết những công việc mà tập thể có thể thực hiện được trên khả năng thực tại. ( nội lực sẵn có ). Chủ tọa phải chắc chắn rằng các thành viên tham dự biết rõ nhiệm vụ của mình. “Hãy chuyển từ việc BÀN THẢO sang HÀNH ĐỘNG THỰC TẾ”. Thư ký ( người viết biên bản ) đọc lại biên bản, trình chủ tọa ký. Hồi hướng.

* Để có buổi họp mang lại hiệu quả thật sự, ngoài những ý trên, người điều khiển buổi họp cần rèn luyện thêm các kỹ năng trình bày, ra quyết định, đặt câu hỏi và phản hồi tích cực … )

Nội dung của chủ đề trên mang tính tham khảo, và theo kinh nghiệm của cá nhân, ắt hẳn không thể tránh khỏi những thiếu sót và không phù hợp với một số trường hợp, hoàn cảnh họp đặc biệt. Rất mong nhận được những phản hồi tích cực của quý anh chị em lam viên.

Chân thành tri ân.

Nguyên Hoàn