BÀI THUYẾT TRÌNH CHỦ ĐỀ:
CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TRÁCH NHIỆM,TƯ CÁCH TÁC PHONG
CỦA NGƯỜI ỦY VIÊN BAN HƯỚNG DẨN PHÂN BAN GĐPT
CẤP TỈNH, THÀNH PHỐ.
Kính thưa quý Anh Chị!
Được sự thống nhất của Ban Tổ Chức cuộc Hội thảo, cho phép tôi cùng chia sẻ, trao đổi thảo luận với quý Anh Chị chủ đề: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM, TƯ CÁCH TÁC PHONG CỦA NGƯỜI ỦY VIÊN BAN HƯỚNG DẨN CẤP TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG.
Thời gian thuyết trình 0 giờ 45 phút, thảo luận 01 giờ 00 phút, giải lao 15 phút.
I.- DẨN NHẬP
Một tổ chức nào cũng cần có một bộ phận đầu não chịu trách nhiệm quản lý điều hành và làm cho các hoạt động của cơ cấu bên dưới được hòa hợp, điều đặn, nhịp nhàng để hoàn thành mục đích chung.
Bộ phận đầu não đó tùy theo tính chất của tổ chức mà có nhiều tên gọi khác nhau, phản ánh mối quan hệ cấp trên, cấp dưới và cách thức làm việc của tổ chức theo một hệ thống được định sẳn. Do đó Quân Đội luôn là một hệ thống chỉ huy, Chính Quyền là hệ thống lảnh đạo, các tổ chức xã hội thường là hệ thống điều hành. Nhưng đặc biệt chỉ có tổ chức Gia Đình Phật Tử là thuộc hệ thống khác: đó là hệ thống Hướng Dẫn.
Với cách dùng từ ngữ Hướng dẫn, chúng ta dể dàng nhận thấy có sự gần gủi, thân thiện, gắn bó và bình đẳng trong một tôn ty trật tự rất riêng, rất khiêm cung tôn trọng với nhau của tổ chức Gia Đình Phật Tử, một tổ chức mà tên gọi không thôi cũng đủ nói lên cái cung cách hành xử của các thành viên với nhau; bởi vì nếu trong hệ thống chỉ huy người ta dùng mệnh lệnh, trong hệ thống lảnh đạo người ta dùng chức quyền, trong hệ thống điều hành người ta dùng vị trí trách nhiệm thì trong hệ thống hướng dẫn mặc dù vẫn có yếu tố chỉ huy, lãnh đạo và điều hành nhưng những người lãnh đạo của hệ thống nầy vẫn không thể áp đặt các thành viên hoặc các cơ cấu bên dưới nghe theo mình bằng mệnh lệnh, bằng chức quyền hay bằng vị trí trách nhiệm được giao mà chỉ có thể bằng chính năng lực thực tài của mình thông qua những hoạt động trong lãnh vực mà mình phụ trách và qua đó hướng dẫn những người khác làm theo mình.
Đối với GĐPT thì bộ phận đầu não nầy được gọi là Ban Hướng Dẫn (BHD), đây là Ban Hướng Dẫn Phân Ban Gia Đình Phật Tử thuộc hệ thống Ban Hướng Dẫn Phật Tử của Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam. Ban Hướng Dẩn Phân Ban nầy có nhiều thành viên làm việc chung với nhau, mỗi người chuyên trách một mãng chuyên môn theo năng lực sở trường của mình và chịu trách nhiệm trước tập thể Ban Hướng Dẫn, những người nầy gọi là các Ủy Viên, có Ủy Viên Ngành và Ủy Viên chuyên môn. Muốn cho công việc chung được trôi chảy thì các ủy viên phải lên kế hoạch hoạt động của mình trong một năm, trong 03 tháng hoặc 06 tháng để bộ phận Thường Trực Ban Hướng Dẫn tổng hợp thành chương trình hoạt động chung của toàn Ban Hướng Dẫn, đồng thời người ủy viên phải viết báo cáo về những hoạt động đã đặt ra trong dự án làm việc của mình mỗi khi kết thúc dự án.
Muốn gánh vác được vai trò và nhiệm vụ của người Ủy viên Ban Hướng Dẫn Tỉnh, cần phải nâng cao hơn trình độ tu học, hiểu biết khả năng chuyên môn, tư cách tác phong phải được thực hiện tốt hơn. Để thực hiện được nhiệm vụ nầy có hiệu quả thì trước hết các Anh Chị phải lấy chính bản thân mình làm đối tượng giáo dục, lấy chính cuộc sống của mình, từ lời ăn tiếng nói đến cử chỉ hành động của mình đối với gia đình, họ hàng, bà con lối xóm để làm gương cho các em noi theo.
II.- TỔ CHỨC – ĐIỀU HÀNH – QUẢN LÝ GĐPT TỈNH, THÀNH PHỐ;
1/ KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ:
· Tổ chức là sắp xếp bố trí con người hay công việc một cách có kế hoạch, thứ lớp để thực hiện một hoạt động nào đó hướng đến mục tiêu đã định.
· Điều hành là làm cho một bộ máy, một công việc hay trông coi hướng dẫn vận động một tập thể nhiều người của một tổ chức hoạt động, thực hiện một công việc theo hướng dự định trước.
· Quản lý hay quản trị là xếp đặt, trông nôm, theo dõi giải quyết công việc hàng ngày, giữ gìn bảo quản tài sản và các điều kiện vật chất cần thiết cho một cơ quan, đơn vị, xí nghiệp hay đoàn thể được an toàn thông suốt và đạt kết quả tốt.
Như vậy tổ chức điều hành quản lý bao gồm nhiều phương diện như: Cơ cấu nhân sự (con người) hành chánh (phương tiện cần để thực hiện việc điều hành quản lý), tài chánh, cơ sở vật chất (điều kiện vật chất) và hoạt động (công việc).
2/ NHỮNG NGUYÊN TẮC CĂN BẢN:
Căn cứ vào chương III, Điều 13, mục B Nội Quy GĐPT thuộc Ban Hướng Dẩn Phật Tử Trung Ương Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam (ban hành theo quyết định số 045/QĐ/HĐTS ngày 29/01/2002 của Ban Thường Trực Hội Đồng Trị Sự Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam) quy định cơ cấu thành phần nhân sự và nhiệm vụ. Chúng ta có thể rút ra những nguyên tắc căn bản trong việc thực hiện nhiệm vụ tổ chức, quản lý GĐPT Tỉnh, Thành.
a/ Tập thể lãnh đạo – cá nhân phụ trách:
Trong Nội Quy GĐPT chỉ ghi một cách tổng quát về nhiệm vụ của Ban Hướng Dẫn nhưng qua đây cũng có thể cho thấy hoạt động của BHD có nhiều lãnh vực, đa dạng và phức hợp nên không thể chỉ một cá nhân hay vài người có thể thực hiện được.
Trưởng Ban Hướng Dẩn Phân Ban GĐPT Tỉnh,Thành, chỉ là người phụ trách quán xuyến điều hành và chịu trách nhiệm chung về các công việc sau khi đã thống nhất ý kiến với toàn Ban Hướng Dẩn và sau khi đã kết thúc công việc, toàn Ban Hướng Dẩn sẽ nhận định đánh giá kết luận về kết quả của công việc ấy. Chế độ làm việc của GĐPT là tính dân chủ, đoàn kết, trí tuệ đặt dưới quyền quyết định của tập thể đại diện giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức theo tinh thần Lục Hòa. Đó chính là ý nghĩa của “Nguyên tắc tập thể lãnh đạo”.
Quyền hành và nhiệm vụ của cá nhân, đã được tập thể phân công phụ trách thực thi những quyết định của tập thể, được quyền ứng biến và chịu trách nhiệm trước tập thể.Việc thực hiện công việc là nhiệm vụ chính của từng Ủy Viên hay nhóm Ủy Viên có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách sau khi có quyết nghị của toàn Ban Hướng Dẩn hay được Trưởng Ban (hoặc các Phó Trưởng Ban) giao phó và phải chịu trách nhiệm trước tập thể Ban Hướng Dẫn hay Trưởng Ban Hướng Dẫn. Đó ý nghĩa của nguyên tắc “Cá nhân phụ trách”.
b/ Phương thức thực hiện:
Muốn thực hiện một công việc (hay một dự án, một kế hoạch …) các Ủy Viên hay nhóm Ủy Viên sẽ tiến hành thực hiện theo các bước cơ bản:
· Xây dựng và trình bày dự án (kế hoạch) – Tập thể BHD (Ban Thường Trực) thống nhất ý kiến (biểu quyết lấy ý kiến đa số).
· Trong thời gian tổ chức thực hiện (Có tiếp thu ý kiến chỉ đạo và phối hợp) – Báo cáo kết quả (Có văn bản hoặc trình bày trước hội nghị BHD).
· Họp Ban Hướng Dẩn (bộ phận Thường trực) Tập thể nhận xét đánh giá, kết luận và rút kinh nghiệm.
c/ Mỗi Ủy viên cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, phát huy tính tự chủ, hòa hợp và sáng tạo:
Muốn các hoạt động của Ban Hướng Dẩn được thông suốt và đạt kết quả tốt theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo – cá nhân phụ trách, mỗi một Ủy viên BHD phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, am tường thể thức thực hiện đồng thời luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, phát huy tính tự giác hòa hợp và sáng tạo. Đó chính là những yếu tố cần thiết để hoạt động của BHD được trôi chảy và thành công, nâng cao sức mạnh sinh hoạt tu học của GĐPT toàn Tỉnh, Thành phố.
3.- VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ BAN HƯỚNG DẨN CẤP TỈNH:
Tổ chức cơ cấu nhân sự là hoàn thành bộ phận vận hành một bộ máy, là động tác đầu tiên trong việc tổ chức điều hành quản lý một đoàn thể, một cơ quan, đơn vị.
Cần phải triển khai quán triệt cụ thể hơn về chức năng nhiệm vụ của từng thành viên Ban Hướng Dẩn. Huynh Trưởng nhận nhiệm vụ cần phải hiểu rõ trách nhiệm mình phải làm gì cho tổ chức, để tổ chức GĐPT càng ngày càng phát triển. Các bộ phận chuyên trách cần phải hổ trợ cho nhau một cách hợp lý để guồng máy của tổ chức GĐPT hoạt động một cách điều đặn nhịp nhàng. Phải thực sự đoàn kết thương yêu nhau trong tinh thần Lục Hòa.
Về cơ cấu tổ chức Gia Đình Phật Tử có 3 cấp: Cấp Trung ương, Cấp Tỉnh Thành và Cấp Gia Đình. Ngoài 3 cấp như quy định, thì còn có một cấp trung gian là: Tại Quận, Huyện, Thị Xã, Thành Phố của Tỉnh có một Ủy viên Đại diện Ban Hướng Dẩn Phân Ban GĐPT tại địa phương. (Trong nội dung đề tài nầy chỉ thảo luận ở Cấp Tỉnh Thành).
a/ Về tổ chức cấp Tỉnh Thành:
v Cấp chịu trách nhiệm quản lý sinh hoạt, tu học của GĐPT các Tỉnh Thành là Ban Trị Sự Phật giáo Tỉnh, Thành hội tại địa phương.
v Ban Hướng Dẩn Phật Tử Tỉnh,Thành hội chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Trị Sự về việc quản lý điều hành sinh hoạt, tu học của GĐPT địa phương.
v Phó Ban Hướng Dẫn Phật Tử đặc trách GĐPT (Trưởng Ban Hướng Dẩn Phân Ban GĐPT Tỉnh) do Trưởng ban Hướng dẩn Phật tử Tỉnh, Thành hội lựa chọn và đề nghị Ban Thường Trực Ban Trị Sự Phật Giáo Tỉnh,Thành xét bổ nhiệm.
v Thành phần nhân sự của Ban Hướng Dẫn Phân Ban GĐPT Tỉnh,Thành do Ban Hướng Dẫn Phật tử Tỉnh, Thành hội lựa chọn và trình Ban Thường trực Ban Trị Sự chuẩn y.
b/ Về nhân sự:
Thành phần nhân sự theo Nội Quy đã ấn định, chúng ta có thể tách ra thành hai bộ phận: Chuyên trách về ngành và chuyên trách về chuyên môn.
Trong thành phần nhân sự theo Nội Quy đã tu chỉnh, chúng ta thấy các Phó Phân Ban không ấn định nhiệm vụ chuyên trách, mà chỉ có các Ủy viên chuyên trách về ngành và chuyên môn.
Thực tế hiện nay, BHD Phân Ban GĐPT Trung Ương cũng như các BHD Phân Ban GĐPT Tỉnh ,Thành đều có 03 Phó Phân Ban: 01 Phó Phân Ban Thường Trực, 02 Phó Phân Ban một Nam và một Nữ mỗi người chịu trách nhiệm về ngành của mình. Các Ủy viên chuyên trách ngành và các Ủy viên chuyên môn.
Bộ phận chuyên trách về ngành: Là bộ phận Quản trị ngành (Nam – Nữ) về mặt sinh hoạt, riêng về các mặt khác thì có sự hỗ trợ của bộ phận chuyên môn. Bộ phận chuyên trách Ngành gồm có:
· Hai Phó Phân Ban đảm trách ngành Nam – Nữ
· Hai Ủy viên: Nam – Nữ Phật tử (Ngành Thanh)
· Hai Ủy viên: Thiếu Nam – Thiếu Nữ (Ngành Thiếu)
· Hai Ủy viên: Oanh vũ Nam – Oanh vũ Nữ (Ngành Đồng)
Bộ phận chuyên trách về chuyên môn: Là bộ phận tham mưu kế hoạch, nhân sự, huấn luyện, kinh tế, tài chánh, từ thiện xã hội, văn hóa văn nghệ… để ngành phát triển đúng hướng và hiệu quả. Bộ phận chuyên trách chuyên môn gồm có:
· Một Phó Phân Ban Thường trực
· Chánh Thư ký – Phó Thư ký
· Thủ Quỹ
· Ủy viên Nội vụ
· Ủy viên Tổ kiểm
· Ủy viên Nghiên Huấn
· Ủy viên Tu thư
· Ủy viên Tài chánh
· Ủy viên Văn nghệ
· Ủy viên Hoạt động Thanh niên
· Ủy viên Từ thiện xã hội
Trong thực tế các chức danh dưới đây thường được cơ cấu vào Ban Thường Trực BHD Phân Ban GĐPT Cấp Tỉnh, Thành:
- Trưởng BHD Phân Ban và các Phó Phân Ban
- Chánh Thư Ký và các Phó Thư Ký
- Ủy viên Thủ Quỹ
- Ủy viên Nội Vụ
- Ủy viên Tổ Kiểm
- Ủy viên Nghiên Huấn
Thông thường những thành viên Ban Thường Trực được cơ cấu theo số lẽ ( 07,09,11 thành viên) nhằm thuận tiện cho việc biểu quyết công việc của BHD được có tính tập thể, dân chủ và nhanh gọn không mất nhiều thời gian. (nguyên tắc tập thể lảnh đạo)
c/ Nhiệm vụ của BHD Phân Ban GĐPT Tỉnh, Thành Phố:
· BHD Phân Ban GĐPT Tỉnh Thành có nhiệm vụ điều động, theo dõi, kiểm soát quản lý các hoạt động sinh hoạt, tu học của các GĐPT trực thuộc, thi hành các Phật sự của Hội Đồng Trị Sự GHPGVN, Ban Trị Sự Phật giáo Tỉnh và Ban Hướng Dẩn Phật tử Tỉnh, Thành hội.
· Thành lập các đơn vị GĐPT mới.
· Tổ chức các khóa tu học dài hạn cho Huynh trưởng: Bậc Kiên,Trì, Định, Lực và mở các khóa trại huấn luyện Huynh trưởng sơ cấp (Lộc Uyển), cấp I (A Dục), cấp II (Huyền Trang).Riêng bậc Lực BHD Tỉnh tổ chức tu học, BHD Trung Ương tổ chức thi khảo sát và cấp chứng chỉ.
· Tổ chức xét cấp, xếp cấp và thọ cấp cho Huynh trưởng cấp Tập, cấp Tín.
· Tổ chức sinh hoạt hè, các trại truyền thống (Dũng, Hạnh, Hiếu, Hiệp Kỵ…) các trại họp bạn toàn Tỉnh, các trại huấn luyện Đội, Chúng trưởng theo phương án hoạt động đã trình Ban Hướng Dẩn Phật Tử Tỉnh, Thành hội.
· Quản thủ sách tịch Huynh trưởng, quản lý, cập nhật tình hình tu học và sự cống hiến của các Huynh trưởng GĐPT trực thuộc Tỉnh, Thành địa phương.
· Báo cáo tình hình sinh hoạt tu học của GĐPT thuộc Tỉnh, Thành lên Ban Hướng Dẩn Phật Tử Tỉnh, Thành hội và BHD Phân Ban GĐPT Trung Ương 06 tháng một lần.
NHẢY KẸP BONG BÓNG (KANGAROO)
CHIM, THÚ, CÁ.jpg)
ĐỐT LỬA THI 
